Ticarifikirler - Toplantılarınız için 17 taktik

Toplantılarınız için 17 taktik

Etkin bir toplantı yönetiminin yolu, öncelikle toplantılara katılacak personelin doğru seçiminden geçer. Toplantılara katılacak insan kaynaklarının seçiminde dikkate etmeniz gereken 17 püf noktası var.
1.Toplantıya kimlerin katılacağı, toplantıdan ne beklediğinize bağlıdır. Basit görünen bir kural. Ama bir çok toplantı, yanlış insanların katılımından ötürü verimsiz geçer.
2.Toplantıya katılacakların seçimine ilişkin kararı tek başınıza vermeyin. Kimlerin katılması gerektiğine ilişkin olarak, toplantıyla ilgili bütün yöneticilerin görüşünü alın.
3.Mümkünse, toplantıya katılacakları tek tek arayarak davet edin. Toplantının önemini ve katılımcının hazır bulunmasının neden önemli olduğunu anlatın.

4.Katılımcıları telefonla aradıktan sonra, bir iç yazışmayla hepsini toplantıdan haberdar edin. Toplantının taşıdığın önemi ve eğer varsa konuyla ilgili soruları kime yöneltebileceklerini duyurun.
5.Toplantılara daima zamanında başlayın. Sizin, toplantı yerine ilk gelen yönetici olmanız, gecikenlere bunun ciddi bir toplantı olduğunu gösterecektir.
6.Katılımcılara, bu toplantıya zaman ayırdıkları için teşekkür edin. 7.Toplantının başında, gündemi tartışarak, katılımcılara toplantıda tartışılacak konuları anlama ve benimseme farsıtını verin.
8.Toplantıdaki rolünüzü net bir biçimde belirleyin.
9.Toplantıda, daha önce bu tür toplantılara katılmamış bir şirket personeli hazır bulunuyorsa, genel tartışma kurallarını bir kez daha hatırlatın. 10.Toplantı katılımcılarından birini, önemli gündem maddelerini, alınan kararları ve belirlenen tarihleri not etmekle görevlendirin.
11.Toplantıda aldığınız kararların uygulanma tarihlerini, katılımcılarla birlikte belirleyin. Toplantıda aldığınız kararların, şirketin yönetiminde ne yönden değişiklikler yapmasını beklediğinize ilişkin görüşlerinizi, katılımcılarla paylaşın. 12.Katılımcılara tek tek, toplantıda belirlenen takvime uyup uyamayacaklarını sorun.
13.Etkin bir toplantı yönetemine ilişkin en önemli konulardan biri, zamanı doğru idare edebilmenizdir. Gündem maddeleri yeterli biçimde tartışılmadan, toplantıya ayrılan zaman bitiverir. O nedenle, toplantı süresince, gündemin akış hızını belirleme konusunda titizlik gösterin.
14.Toplantı içinde, belirli periyodlarla katılımcılara, toplantının genel seyrine ilişkin memnuniyet düzeylerini sorun.
15.Toplantının sonunda, toplantının genel seyrini değerlendirme değerlendimek için 5-10 dakikalık bir zaman dilimi ayırın.
16.Toplantıları zamanında ve olumlu bir kapanış konuşmasıyla sonlandırın. 17.Toplantıda alınan kararları ve belirlenen çalışma takvimini, yazılı biçimde duyurun.