Etkili iş yazıları için öneriler

Kendi alanında başarılı kişilere yazı yazmak çoğu kez zor gelir. Herkes çok iyi yazamaz ama biraz emek ve dikkat ile herkes derdini anlatabilir.
"1984" adlı romanın yazarı George Orwell ise yazı yazarken kişinin şu 4 soruyu kendi kendisine sormasını öğütlüyor:
* Ne söylemek istiyorum? Her cümleye başlarken bu soruyu kendi kendinize sorduğunuzda en iyi anlatımı bulabilirsiniz.
* Nasıl söyleyebilirim?
* Daha açık yazabilir miyim? 
* Yazdığımın etkisi ne olur?
Dahası bir deyim, terim veya benzetmenin amaca hizmet edip etmediğini inceleyin. Klişelerden kaçının. Kısaltmaların açılımlarını muhakkak yazınıza ekleyin.
İş yazıları bunların dışında başka özellikler de taşımalıdır. İyi bir iş yazısının, yöneticinin kişiliğini yansıtması ve ürüne ve markaya hayat veren ruhu içermesi de gerekir. Bunun için şu noktalara dikkat etmeniz yararlı olabilir:

Planlamayı iyi yapın: Yazıya başlamadan önce anlatmak istediği konuları zihninde örgütleyemeyen ve planlamayan yönetici, rota belirlemeden denize açılan kaptana benzer. Bu şekilde yazılan bir yazıyı okuyan kişi, verilmek istenen mesajı kavrayamaz. İş mektuplarında en çok görülen hata zayıf planlamadır.

Muğlak ifadelerden kaçının: İletinizin hedefini 12'den vurabilmesi için aşağıdaki konulara dikkat etmeniz gerekir: 

* Yazının tonu veya havası yanlış seçilirse yazınız umduğunuz etkiyi yaratamaz. Gerektiğinden daha sert, negatif veya tepeden bakan bir yazı kurulmak istenen ilişkileri daha doğmadan zedeler.

* Aşırı alçak gönüllü ifadeler, tumturaklı ve resmi bir tarz kadar sakıncalıdır. 

* "En kısa zamanda..." veya "mümkün olduğu kadar..." gibi muğlak ifadelerin kullanılması, okuyan için bir şey ifade etmez.

* Çok kuru ve teknik yazılar ise insanlara bir kullanma kılavuzu okuyormuş duygusunu verir. 

* Yazınızda sık sık, "fakat", "ama" ve "belki" gibi kelimeler yer alıyorsa karşı taraf sizin yetkisiz olduğunuzu veya konuya tam anlamı ile bilmediğinizi düşünür. Bu tereddütlü kelimeler okuyanın bir karara varmasını zorlaştırır.

* Bir cümleden sonra ilk cümlenin anlamını zayıflatan ikircikli bir cümleyi kullanmak da aynı derecede sakıncalıdır.

Siz en iyisi kendinize özgü ve doğal bir tarz geliştirin ve sanki konuşuyormuş gibi yazın. Kendi tarzınızı buluncaya kadar, belirli bir yazıyı üç dört değişik şekilde yazarak bunların içeriğini ve okuyanda bıraktığı etkiyi analiz edin.  

Uzun cümle ve paragraflardan kaçının: Şehir trafiğinde dur-kalk yaparmış gibi cümlelerinizi ikide bir virgüllerle, noktalı virgüllerle, "ve" lerle ve yan cümlelerle doldurursanız istediğiniz yere varamazsınız. Cümlelerinizde ortalama yedi ile on arasında kelime olsun. Daha uzun cümlelerde anlam dağılır.

Uzun paragraf tuzağına da pek düşmeyin ve okuyana bir nefes alma imkanı tanıyın. Yazının tamamı da kısa olsun. Karşınızdaki insanın sizin gibi meşgul olabileceğini aklınızdan çıkarmayın.

Edilgen cümleleri pek kullanmayın:  Edilgen fiillerle kurulmuş cümleler yazıyı soğutur, soyutlaştırır ve anlatımı zayıflatır. Çünkü pasif cümleler yere sağlam basmaz. Bu nedenle "Servisimiz tamiratı yapacaktır " cümlesi yerine "Tamirat yapılacaktır" türü edilgen cümleleri kullanmayın.

Hedefine ulaşan kelimeleri bulun: Ünlü Amerikalı yazar Mark Twain, "Daima doğru kelimeyi kullanın, kardeşini değil..." diyor. İş yazılarında da amacı en iyi ifade eden kelimeleri arayıp bulmak gerekir. Siz yazıyı bir kere okuduğunuzda, yerine oturmayan kelimeyi kolayca fark edip düzeltebilirsiniz.

Sıfır hatayı amaçlayın: Bir iş mektubunda noktalama ve yazım hatalarının yapılması hemen siparişin iptali sonucunu doğurmaz ama bir virgülün yanlış yere konulması yazının anlamını da tamamen değiştirebilir. Yazım hataları yapıldığında ise karşı taraf, "Yazısını dikkatsiz ve kuralına uygun yazmayan bir yönetici, üretiminde de titiz olmaz..." diye düşünebilir.